Pénzügyi szempontból 2002-ben 4 célt tűztünk magunk elé. Az egyesület működésének biztosítását, a tanulmányút és a szakmai konferencia pályázati támogatással történő lebonyolítását, valamint a tervezett egyetemtörténeti hang- és képarchívum eszközeinek beszerzését. Ezeket a magunk elé tűzött feladatokat az utolsó kivételével teljesíteni tudtuk.Egyesületünk stabil bevételekre 2002-ben egyedül a tagdíjakból számíthatott, mivel működési kiadásainkhoz csak az idén, 2003-ban pályázhatunk először állami támogatásra. Bár a tagság 40 %-a hátralékban van a 2002. évi tagdíjat illetően, az igazi bevételkiesést mégis az intézmények csatlakozásának vártnál nagyobb elmaradása jelentette.2002 folyamán két nagyobb célkitűzésünkhöz kértünk és kaptunk támogatást az NKA-tól. Az egyik a májusban lebonyolított szlovén-horvát tanulmányút volt, melyet összekapcsoltunk egy tájékoztató kiadvány (felsőoktatási levéltári sematizmus) elkészítésével, valamint az egyetemi levéltárakról szóló szakmai konferencia megrendezése, melyre szept. 30-án került sor a Pázmány Péter Katolikus Egyetem Hittudományi Karán. Az első pályázaton 1.200.000.-, a másodikon 362.000.- forintot nyertünk. A tanulmányúthoz kapcsolódik még 90.000.- forintnyi bevétel, a résztvevőnként 5.000.- forintos étkezési hozzájárulásokból, hiszen erre a célra a pályázati támogatást nem lehet felhasználni. Ebből fedeztük a közös étkezések költségeit, a busz bérleti díjának támogatási kereten felül eső részét, valamint a valuta oda- és visszaváltásból származó árfolyamveszteségeket. A pályázati támogatások vonatkozásában nem merítettük ki teljesen a rendelkezésre álló kereteket, mivel egyrészt nem lehetett a részösszegeket az egyes rovatok között menet közben átcsoportosítani, másrészt a konferenciát eredetileg vidéki helyszínre szántuk, és így értelemszerűen szállást, valamint magasabb utazási költségeket is terveztünk. Végül egyéb okokból mégis Budapesten maradtunk, ami értelemszerűen jóval alacsonyabb pénzfelhasználást eredményezett. Az elköltött támogatási összegek után az egyesület 5% rezsiköltséget számolhatott el.További bevételként könyvelhettük el a bankszámlakamat szerény hozadékát, amely ha nem is fedezte teljesen, de jelentősen csökkentette a bank által felszámított költségeket.Bevételek (a táblázatokban szereplő tételek tájékoztató jellegűek, a tételes könyvelés – a pénztárkönyv lista, a bank és a pénztár forgalom lista, az összesített és tételes jogcím analitika – az alelnöknél megtekinthető)

Egyesületünk gazdálkodását 2002-ben az ésszerű, takarékos felhasználás és a lehetőség szerinti tartalékképzés motiválta. Ennek eredményeként a jan. 1-jei 28.999.- forintos nyitó egyenleggel szemben dec. 31-én 74.819.- forint egyenleggel zárhattunk terhek és kötelezettségek nélkül. Az NKA támogatásokkal határidőre elszámoltunk, a pénzmaradványt visszautaltuk. A pályázati célokkal kapcsolatban bizonyos költségeket az egyesületnek kellett vállalni. Így az útiköltség és a kiadvány nyomdaköltségének támogatási összegen felüli részét, az étkezéseket, valamint a már említett árfolyamveszteséget. Ezeket a résztvevők befizetései fedezték. Az egész napos konferencián a résztvevőket ebédre vendégül láttuk (26.000.-), mivel étkezési költségeket az NKA nem fedez.A gazdálkodás szakszerűségének (pl. bérszámfejtési feladatok, társasági adóbevallás, analitikus könyvelés stb.) biztosítása szükségessé tette megbízható szakember bevonását a munkába, aki szükség esetén pénzügyi tanácsokkal (pl. pályázatok esetében) is elláthatja az egyesület vezetését. Ezért döntöttünk könyvelő alkalmazása mellett, aki évi 40.000.- ft díjazás mellett vállalta ezt a megbízatást. Választásunk a Pest Megyei Levéltár egyik, jó referenciával (Magyar Levéltáros Egyesület) rendelkező munkatársára esett, akivel azóta jó és korrekt munkakapcsolatot alakítottunk ki.Kiadások