Eredeti elképzelésünknek megfelelően 2011-ben is biztosítani tudtuk az egyesület stabil működését, és továbbra is sikerült növekedési pályán tartani az MFLSZ-t. Egyesületünk vagyona 2011. január 1-jén 1.104.214,- forintot tett ki, december 31-én 1.388.740,- forinttal zártunk. Ezzel ugyan nem értük el a 2010-es év eredményét, de a tendencia továbbra is gyarapodást mutat (2009: 175.463.-; 2010: 313.050.-; 2011: 284.526,-).

Pénzeszközeink kezelése terén végrehajtottuk a tervezett strukturális átalakítást, magyarul vagyonunk napi működésben nélkülözhető részét, 500 ezer forintot betétszámlán helyeztünk el. Ezzel nem csak a bankköltséget voltunk képesek ellensúlyozni, de kiszámítható jövedelmet is realizáltunk. Ugyanakkor valamelyest csökkentettük a bankköltséget is azáltal, hogy a Magnetbanknak egy kifejezetten nonprofit civil egyesületek számára kidolgozott számlacsomagjára váltottunk.

Bevételi oldalon egyetlen biztos forrásunk továbbra is a tagdíjakból származik (I/1. sor). Ezen a téren felszámoltuk a korábbi elmaradásokat, a személyi tagok jelentős hányada (16 fő) azonban újra hátralékba került, így ezt az előirányzatot nem tudtuk tavaly sem maradéktalanul teljesíteni. Ugyancsak tagjaink öntudatossága határozza meg az szja 1%-ának felajánlásaiból származó jövedelmünket (I/6.). Ez 2011-ben (53.943,-) jelentősen visszaesett, ezen a téren az eddigi leggyengébb eredményt mutatva (2008: 60.941,-; 2009: 58.615,-; 2010: 81.540,-), ami önmagában is fontos jelzés az egyesület vezetése felé. Ezzel együtt köszönetünket fejezzük ki az egyesületünk mellett továbbra is kitartó, javunkra rendelkező tagtársainknak, illetve adófizetőknek. A felajánlások felhasználását honlapunkon tesszük közzé.

A pályázati támogatások nyilván messze elmaradtak a kért összegektől, de az öt beadott pályázatból négy mégis sikeres volt (I/3.), összességében pedig 2006 óta nem volt hasonlóan sikeres évünk az elnyert források tekintetében (2007: 970.000,-; 2008: 600.000,-; 2009: 700.000,-; 2010: 774.250,-). A Pécsett rendezett vándorgyűlésünk nem csak szakmailag, de ezúttal pénzügyileg is sikeresen zárult (cca. 43e), ami az NKA-támogatás mellett a házigazda PTE Egyetemi Levéltár áldozatvállalásának is köszönhető. Csökkentette a rendezvény költségeit, hogy a résztvevők túlnyomó többsége saját költségen utazott a helyszínre. A pénzügyi siker annak fényében értékelendő, hogy szállásunk ezúttal magasan a szokásos kollégiumi színvonal feletti volt, illetve a résztvevők mindegyike ugyanott lett elszállásolva (nem volt VIP-részleg).

A táblázatokból láthatóan 2011. évi kiadásaink valamelyest meghaladták bevételeinket, ami annak tudható be, hogy 2010-ről egy NCA-pályázatunk (az egyesületet bemutató kiadvány megjelentetése) megvalósítása áthúzódott 2011-re. Ennek fedezete, a pályázati támogatás (329.250,- Ft) már 2010 végén megérkezett számlánkra, de felhasználására csak 2011 májusában került sor. Tehát a táblázatokból kiolvasható deficit és az egyesület vagyonának 2011-ben elért gyarapítása csak látszólagos ellentmondás.

I. Bevételek 2011

Megnevezés	Összeg	Megjegyzés
1. Tagdíjbevétel terv: 457.000.-	420.000 Ft	Egyéni, intézményi befizetések (60.000 Ft + 360.000 Ft)
2. Bankszámlakamat terv: 40.000.-	37.285 Ft	Folyószámlán 6.977,-; betétszámlán 30.308,-
3. Pályázati támogatások terv 500.000.- (NKA vándorgyűlés) 968.000.- (NCA prágai konf.) 500.000.- (NKA prágai konf.) 225.000.- (NKA mühelybeszélg.) 530.000.- (NCA működési)	1.125.000 Ft	NKA: 600.000 Ft (vándorgyűlés, elszámolás alatt) NKA: 200.000 Ft (prágai konferencia, elszámolás elfogadva) NKA: 225.000 Ft (műhelybeszélgetések) NCA: 100.000 Ft (működési, elszámolás alatt)
4. Vándorgyűlés részvételi díja 140.000.-	184.000 Ft
5. Könyv és poháralátét eladás	3.000 Ft	Könyv: 3.000 Ft
6. Adófelajánlások terv: 70.000.-	53.943 Ft
7. Összesen: terv: 3.434.000.-	1.823.228 Ft

Kiadásaink csaknem 800 ezer forinttal haladták meg a 2011 elején tervezett szintet. Ennek oka, hogy a terv összeállításakor két nagyobb kiadási tétel (vándorgyűlés, prágai konferencia) nem volt tervezhető állapotban, illetve a prágai részvételt illetően több elképzelésünk is volt (csak előadók, illetve előadók és résztvevők kiutaztatása), melyek megvalósítását az elnyert pályázati támogatásoktól tettük függővé.

A személyi jellegű kiadások (II/1. sor) jelentősen túllépték a tervezettet. Magyarázata, hogy a hosszú évek óta változatlan tiszteletdíjért dolgozó könyvelő kifizetése 2011-től már nem számla ellenében történt, hanem kérésére átálltunk a megbízásos jogviszonyra, ami a járulékok egy részének átvállalásával járt. A tavaszi szakmai nap költségeit az előadóknak kifizetett tiszteletdíjak, illetve néhány útiköltség-térítés adta, melyet teljes egészében a pályázati támogatás terhére terveztünk elszámolni, önrész vállalása nélkül. Könyvelői hiba folytán a járulékok egy része (61e) azonban a pályázati támogatási összeg felett lett bérszámfejtve, amire csak későn, a pályázat elszámolásakor derült fény, így korrigálásra már nem volt mód

A II/2. és II/3. rovatokon kisebb megtakarításokat értünk el, mivel az e-mail használattal erősen csökkent a hagyományos postai úton feladott küldemények száma, illetve azok egy részét az elnök és a titkár székhelyéül szolgáló levéltár vállalta át. Ugyancsak jelentősen csökkent a bankköltség (II/3.) a fentebb már említett számlacsomag váltással. Ezeket a költségeket egyébként, a könyvelői munkadíj nagy részével együtt az NCA-tól elnyert működési támogatásból tudjuk fedezni. A II/5. soron a titkár útiköltség-térítése, illetve a vidéki elnökségi tagok elnökségi ülésre való utazásainak térítése látható. A honlappal kapcsolatban egyébként nem várt megtakarításunk keletkezett, mivel a honlap átalakítás díjának 2011-ben csak a fele került kifizetésre, hiszen maga a munka is áthúzódott 2012 elejére, illetve pont a várható átalakítás miatt 2011 első felében már igen kevés frissítést végeztünk, ami szintén munkadíj megtakarítással járt.

II. Kiadások 2011

Megnevezés	Összeg	Megjegyzés
1. Személyi kiadások terv: 305.000.- Ft Könyvelői munkadíj (80e); tavaszi szakmai nap NKA – 225e)	377.180.- (Többletköltség:72.180.-)	Könyvelői munkadíj megbízási szerződés alapján: 99.440.- Tavaszi szakmai nap: 286.040.- (megbízási szerződés + járulékok + vonat, ill. útiköltség)
2. Irodaszer, nyomtatvány terv: 3.000.-	1.430.- (Maradvány: 1.570.-)	Pénzügyi bizonylat- és számlatömbök, papír
3. Postaköltség terv: 3.000.-	1.050.- (Maradvány:1.950.-)	Küldemények feladási költségei
4. Bankköltség terv: 25.000.-	15.601.- (Maradvány: 9.399.-)	Netbank használati díj, pénzforgalmi jutalék, bankkártya díja
5. Útiköltség terv: 66.000.-	72.556.- (Többletköltség: 6.556.-)	Kiküldetések, vonatköltség elnökségi tagoknak elnökségi ülésre
6. Internetes költségek terv: 160.000.-	65.200.- (Maradvány: 94.800.-)	Honlap karbantartás munkadíja, domain név fenntartása és tárhely bérleti díja:
7. Reprezentációs költségek terv: 60.000.-	17.380.- (Maradvány: 42.620.-)	Virágcsokor: 3.100.- Szakmai nap ebéd: 8.300.- Karácsony: 5.980.-
8. Vándorgyűlés terv: 140.000.- (a tervezett részvételi díjjal azonos)	741.317.-	Terembérlet, csoportos étkezés, szállás, útiköltség-térítés Ajándékok: PTE, SE költségre
9. Prágai konferencia	200.000.-	Útiköltség, szállás, regisztrációs díj
10. MFLSZ-t bemutató kiadvány terv: 329.250.-	388.790.- (önköltség: 59.540.-)	Nyomdaköltség
Összesen: terv: 1.090.250.- Ft	1.880.504.-

A reprezentációs költségek (II/7.) mélyen a tervezett alatt maradtak, köszönhetően a rendezvényeinket (szakmai nap, közgyűlés, elnökségi ülések) befogadó intézmények nagyvonalú vendéglátásának, illetve az SE Levéltár költségátvállalásának. A vándorgyűlés (II/8.) lebonyolításáról fentebb már szót ejtettünk, a prágai konferencián való részvétel költsége pedig a pályázaton elnyert NKA-támogatás összegén belül maradt, egyesületi tehervállalást nem igényelt. A 200e feletti költségeket részben maguk a résztvevő előadók, részben munkáltatóik (egyetemek) fedezték. A konferencia kapcsán két új taggal is bővült egyesületünk. Az MFLSZ-kiadvány (II/10.) költsége a pályázathoz adott költségvetésen belül maradt, amelyben 80.000,- forintot vállaltunk önköltségként. A tervezettől eltérően a teljes összeg a nyomdaköltség fedezésére lett felhasználva, a szerkesztők díjazása elmaradt.

Egyesületünk történetében először került sor NKA-ellenőrzésre, melynek során a 2010. évi vándorgyűlésünk megrendezésére kapott támogatás felhasználását, illetve a rendezvény szakmai tartalmát vizsgálták. A korrekt és segítőkész ellenőrök nem állapítottak meg szabálytalanságot, a vizsgálatról készült jegyzőkönyv, mely megtekinthető a titkárnál, csak néhány észrevételt tartalmaz.

2011-től valamennyi elnökségi tag hozzáférést kapott egyesületünk netbank fiókjához. Így folyamatosan figyelemmel kísérhetik az egyesületi számla mozgásait, a betétszámlát, letölthetik a havi számlakivonatokat, de utalást továbbra is csak az elnök és a titkár tud végrehajtani. A havi kivonatokat, illetve a házipénztár mozgásait is rögzítő pénztárkönyvet kérésre bármelyik tagtársunknak megküldjük drótpostán.

A bevételi és kiadási táblázatokban szereplő tételek tájékoztató jellegűek, a tételes könyvelés – a pénztárkönyv lista, a bank és a pénztár forgalom lista, az összesített és tételes jogcím analitika – a titkárnál megtekinthető.

Budapest, 2012. február 21.

Ondrik Sándorné sk. titkár Dr. M