A külföldi egyetemi levéltárakat bemutató sorozatunk eddigi talán legérdekesebb részében a Santiago de Compostela-i Egyetem Történeti Levéltárát ismerhetjük meg.

A spanyol és angol nyelvű egyetemi honlapnak a kutatást és oktatást elősegítő, kiszolgáló egységei között található a levéltár (és linkje). A levéltári honlap felülete 3 nagy egységre tagolódik:
– a levéltárról szóló részre (az intézmény és az épület bemutatása, általános információk, publikációs jegyzék, a levéltár minőségbiztosítási elvei, illetve a rá vonatkozó egyetemi és általános jogszabályi környezet),
– a szolgáltatások bemutatása (árak, kiegészítő és reprodukciós szolgáltatások, valamint információk a kézikönyvtárról),
– az iratokról (dokumentum-szolgálat, valamint az iratok repertóriumszerű leírása) szóló rész.
A honlap webes hozzáférést biztosít a levéltári adatbázisokhoz is, amelyekhez nagyon komoly és szigorú jogi tudnivalókat, feltételeket mellékelnek (az adatbázisok a szellemi tulajdonról és a spanyol kulturális örökségről szóló törvények védelme alatt állnak).

A levéltár története szorosan kötődik a 15-16. század fordulóján alapított egyeteméhez, olyan iratokat is őriz, amelyek még az egyetem alapítóitól származnak. Szintén őriz régi vendégkönyveket, amelyek arról tudósítanak, hogy már az 1600-as évben volt egy kutatója.
A levéltár a 15. században került az egyetemi titkárság hatósága alá és abban a században költözött a Fonseca College-ba is, ahol 1769-ig működött. Ekkor az egyetem történeti és földrajzi épületébe költözött (az iratokat a hallgatók kézben költöztették át), majd 1990-ben kapta meg mai helyét egy önálló 6 emeletes (!) épületben, amely messzemenőkig eleget tesz a hosszú távú megőrzés és a várható gyarapodás feltételeinek is. Az épületben 50 személyes konferenciaterem, kiállítótér, könyvtár és restaurálóműhely is található.

A levéltár a 19. századtól egyre nagyobb részt vállalt a dokumentumok őrzésében az egyetemmel kapcsolatos külső intézményeknél is, a 20. században pedig már Santiago város és környéke maradandó értékű iratainak őrzését is felvállalta (pl. a városi kormányzat vagy a különböző vallási intézmények általi letétek, adományok, 1994-től a városi tanács dokumentumai, de családi vagy egyesületi levéltárak is találhatók az intézményben).

A mediterrán „munkarendnek” megfelelően a kutatókat hétköznap 9.30 és 14, illetve 16 és 20 óra között fogadják (heti több mint 40 óra!). A sok pontban megfogalmazott minőségbiztosítási elvek között szerepel például az is, hogy a kikért iratanyagot egy órán belül a kutató rendelkezésére bocsátják. Szintén a levéltárral, annak működésével kapcsolatos tájékozódást segíti a jogszabály-kalauz is, amely több mint 10 hatályos (egyetemi) rendelkezést és uralkodói dekrétumot is tartalmaz.
Végigböngészve a szolgáltatások díjtételein:
A/4-es oldal kb. 46 Ft, A/3-as kb. 53 Ft, a levéltár által másolt CD kb. 500 Ft, 1 kép ára kb. 100 Ft, a jegyzék nélküli dokumentumokban való kutatás óradíja pedig kb. 900 Ft-nak megfelelő euró.
A levéltárban ún. nemzeti kutatási azonosító kártyával lehet kutatni, a termekben 3 mikrofilm-olvasó és WiFi kapcsolat áll rendelkezésre. Külön teremben és gépeken lehet használni a levéltár teljes szöveges és képes adatbázisát (több mint 1 millió képet tartalmaz), amely 1997 óta épül folyamatosan (ISAD-szabvány szerint). Másolatot eredeti, digitális és mikrofilm dokumentumról lehet kérni, amit igény szerint e-mailben is elküldenek. A kutatók ezen kívül a 4 ezer kötetes kézikönyvtárat is igénybe vehetik.

Iratanyag leírása:

A levéltárban őrzött összes dokumentum mennyisége: 44 ezer csomó, 11.600 kötet, 1.555 oklevél, kb. 40.000 jegyzőkönyv, 4.700 térkép, 255.400 rekord és 3.000 tekercs mikrofilm. Az iratanyagot 15 szekcióba/fondfőcsoportba osztották: egyetemi források, egyház, királyi kórház, jelzálogok, közjegyzői jegyzőkönyvek, jogi iratok, városi levéltár, a Galicia tartomány politikai életében fontos tisztséget betöltő Castroviejo Blanco-Cicerón család iratai, gazdasági levéltár, családi és személyi levéltárak, politikai levéltárak, zenei archívum, térképek, mikrofilmek, illetve a könyvtári állomány. A legkorábbi dokumentum a 9. századból származik. Terjedelmi okokból nem sorolhatjuk fel az összes szekcióba tartozó jellegzetes dokumentumtípusokat, bár nagyon érdekes lenne, de itt csak az egyetemi forrásanyagot ismertetném.

Az egyetemre vonatkozó iratanyag a 13-20. századból származik, mennyisége 255.400 rekord, 34.000 csomó, 4.000 kötet, 400 oklevél, 460 térkép és 130 mikrofilmtekercs. A fondok a következő csoportokba vannak beosztva:
– „történeti sorozat” (itt található például az egyetem alapító oklevele, a királyi látogatások dokumentumai, az egyetemkormányzati – kolostori – iratok, különböző gazdasági iratok vagy az oklevelek nyilvántartása)
– hallgatói rekordok (közel 75.000 rekord a 16-20. századból)
– oktatók személyi anyaga (kb. 900 oktató dossziéja a 17-20. századból)
– a Fonseca és San Xeroma College iratai (többek között ösztöndíj-megítélések, családfák, kolostori elöljárói és uralkodói vizitációk dokumentumai)
– központi hivatalok iratai (rektorátus, titkárság, dékáni hivatalok stb.)
– különböző, az egyetemmel kapcsolatban álló iskolák iratai (elemi, közép, szakiskolák a 19-20. századból, pl. állatorvosi vagy tanárképző)