Terveinknek megfelelően 2012-ben is biztosítani tudtuk az egyesület stabil működését, és továbbra is sikerült növekedési pályán maradnunk. Egyesületünk vagyona 2012. január 1-jén 1.388.740,- forintot tett ki, december 31-én 1.444.124,- forinttal zártunk. Tehát továbbra is gyarapodást mutatunk (2009: 175.463.-; 2010: 313.050.-; 2011: 284.526.-; 2012: 55.384.-), bár a 2012-es eredmény látszólag jóval szerényebb a korábbiakhoz képest. Ugyanakkor 2012-ben esedékes két tételnyi bevételünk (NAV, NEA) még nem folyt be, összesen 341.167,- Ft értékben.

Pénzeszközeink kezelése terén megdupláztuk tartós megtakarításunkat, így most már összesen 1 millió forintot tartunk betétszámlán. Ezzel nem csak az egyébként most már minimális bankköltséget voltunk képesek ellensúlyozni, de kiszámítható jövedelmet is realizáltunk, még akkor is, ha ez némileg elmarad az év elején tervezettől, mivel a betétkamatok az év során csökkentek. Megjegyzendő, hogy a termelődő kamat összegét csak a betét lejártakor lehet pontosan megtudni, ami nem esik egybe az év végével. Így ezen a rovaton csak az eddig termelődött kamatok pontos összegét szerepeltetjük.

Bevételi oldalon egyetlen biztos forrásunk továbbra is a tagdíjakból származik (I/1. sor). Ezen a téren felszámoltuk a korábbi elmaradásokat, a személyi tagok jelentős hányada (15 fő), illetve 1 intézmény azonban újra hátralékba került, így ezt az előirányzatot nem tudtuk tavaly sem maradéktalanul teljesíteni. Ugyancsak tagjaink öntudatossága határozza meg az szja 1%-ának felajánlásaiból származó jövedelmünket (I/6.). Ez 2012-ben (41.167,-) tovább csökkent (2008: 60.941.-; 2009: 58.615.-; 2010: 81.540.-; 2011: 53.943.-), de az összeget a táblázatban nem szerepeltetjük, mert az átutalásra várhatóan csak 2013-ban fog sor kerülni. Ezzel együtt köszönetünket fejezzük ki az egyesületünk mellett továbbra is kitartó, javunkra rendelkező tagtársainknak, illetve adófizetőknek. A felajánlások felhasználását szokás szerint honlapunkon tesszük közzé.

A pályázati támogatások nyilván elmaradtak a kért összegektől, de mindkét beadott pályázatunk sikeres volt (I/3.), sőt a NEA-tól a korábban megszokotthoz képest jelentősen magasabb támogatást kaptunk. Pályázati támogatásaink az elmúlt 6 évben a következőképpen alakultak: 2007: 970.000,-; 2008: 600.000,-; 2009: 700.000,-; 2010: 774.250,-; 2011: 1.125.000,-; 2012: 800.000,-. Szegedi vándorgyűlésünk szakmailag sikeresnek bizonyult, pénzügyileg kb. 30e forinttal léptük túl a keretet. Ennek legfőbb oka az étkezéseket terhelő idén bevezetett reprezentációs adó (51%) volt. Az ennél jelentősebb deficitet az NKA-támogatás mellett a házigazda Szegedi Tudományegyetem Levéltára hozzájárulásának köszönhetően tudtuk elkerülni. Csökkentette a rendezvény költségeit, hogy a résztvevők túlnyomó többsége saját költségen utazott a helyszínre.

I. Bevételek 2012

Megnevezés	Összeg	Megjegyzés
1. Tagdíjbevétel terv: 470e	380.000,- Ft	Egyéni, intézményi befizetések (60.000 Ft + 320.000 Ft)
2. Bankszámlakamat terv: 74e	59.527,- Ft	Folyószámlán 3.003,-; betétszámlán 56.524,-
3. Pályázati támogatások tervezett/kért összegek: 700/720e (NKA vándorgyűlés) 200/395e (NEA működési)	500.000,- Ft	NKA: 500.000 Ft (vándorgyűlés, elszámolás alatt) NEA: 300.000 Ft (működési, folyósítás még nem történt meg)
4. Vándorgyűlés részvételi díja 160e	120.000,- Ft
5. Könyveladás	3.000,- Ft
6. Adófelajánlások terv: 55e	még nem átutalt	NAV értesítés szerint 41.167,-
7. Összesen: terv: 1.659.000.-	1.062.527,- Ft	Még be nem folyt bevétel 341.167,-

Kiadásaink alatta maradtak a 2012 elején tervezetthez képest.

A személyi jellegű kiadások (II/1. rovat), mely egyedül a könyvelő munkadíját tartalmazza. Ez azóta emelkedett, hogy a könyvelő kérésére már nem számla ellenében fizetünk, hanem megbízási szerződés alapján. A II/2. rovaton egy előre nem látható költség okozott túllépést, mivel 2012-től kötelezően át kellett állnunk a kettős könyvvitelre, ám ehhez könyvelőnknek programot kellett beszereznünk. Itt kizárólag ennek a költsége látható. A II/3. rovaton kisebb megtakarításokat értünk el, mivel az e-mail használattal erősen csökkent a hagyományos postai úton feladott küldemények száma, illetve azok egy részét az elnök és a titkár székhelyéül szolgáló levéltár vállalta át. A bankköltség (II/3.) a jelenlegi igen kedvező számlacsomaggal ma már minimális, szinte a folyószámla kamata kiegyenlíti. Ezeket a költségeket egyébként, a könyvelői munkadíjjal együtt a NEA-tól elnyert (ám eddig be nem folyt) működési támogatásból tudjuk fedezni. A II/5. soron a titkár útiköltség-térítése, illetve a vidéki tagok közgyűlésre, vándorgyűlésre való utazásainak térítése látható. A korábbi évekhez képest jelentősen megnövekedett, de előre nem látható igények miatt itt jelentős túllépés mutatkozik. A honlap (II/6. rovat) átalakításának költsége felerészben (50e) erre az évre húzódott át, a többi a domain fenntartás költsége. A honlap karbantartás további költségeit az SE Levéltára fedezte.

II. Kiadások 2012

Megnevezés	Összeg	Megjegyzés
1. Személyi kiadások terv: 99.000.- Ft	101.909.- (Túllépés: 2.909.-)	Könyvelői munkadíj megbízási szerződés alapján
2. Irodaszer, nyomtatvány terv: 2.000.-	27.813.- (Túllépés: 25.813.-)	Könyvelő program
3. Postaköltség terv: 1.500.-	465.- (Maradvány: 1.035.-)	Küldemények feladási költségei
4. Bankköltség terv: 16.000.-	3.928.- (Maradvány: 12.072.-)	Pénzforgalmi jutalék, bankkártya díja
5. Útiköltség terv: 75.000.-	147.589.- (Túllépés: 72.589.-)	PTE: 37.780.-; Vgy.: 20.143.-; Titkár: 89.666.-
6. Internetes költségek terv: 100.000.-	70.162.- (Maradvány: 29.838.-)	Honlap felújítás és karbantartás munkadíja (50.000.-), domain név fenntartása
7. Reprezentációs költségek terv: 25.000.-	99.016.- (Túllépés: 74.016.-)	Tanévzáró: 6.396.- Vgy. ajándékok: 9.120.- Reprezentációs adó (főleg vgy. étkezései) 83.500.-
8. Vándorgyűlés terv: 860.000.- (a megpályázandó összeggel és a tervezett részvételi díjjal azonos)	571.431.- (Maradvány: 288.569.-)	Terembérlet, csoportos étkezés, szállás, útiköltség-térítés Ajándékok: SzTE, SE költségére + ld. II/7.
9. Pályázatok költsége nem volt tervezve	8.000.-	NKA: 5.000.-; NEA: 3.000.-
Összesen: terv: 1.178.500.- Ft	1.030.313.- (Maradvány: 148.187.-)

A reprezentációs költségek (II/7.) mélyen a tervezett alatt maradtak volna, köszönhetően a rendezvényeinket (szakmai nap, közgyűlés, elnökségi ülések) befogadó intézmények (ELTE Egyetemi Könyvtár, BCE Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár, SzTE Levéltára) nagyvonalú vendéglátásának, illetve az SE Levéltár költségátvállalásának. A rovaton látható jelentős túllépés a 2012-ben bevezetett 51%-os reprezentációs különadónak tudható be. A vándorgyűlés (II/8.) költségeivel igazodtunk a pályázaton elnyert NKA-támogatás összegéhez. Az ezen túlnyúló költségeket a részvételi díjak fedezték. Az itt látható „maradvány” természetesen csak virtuális, a tervezetthez képest értendő. A csoportos étkezéseket terhelő reprezentációs adó (II/7. rovat) ideszámításával pedig valójában a vándorgyűlés költségei enyhén túllépték a rendezvény bevételeit. A II/9. rovaton látható pályázati költséget előre nem tudtuk tervezni, mivel csak az idei pályázati kiírásoknál vezették be először a regisztrációs díjat, és ezek a költségvetési terv összeállításakor még nem voltak ismertek.

2011 óta valamennyi elnökségi tag hozzáféréssel bír egyesületünk netbank fiókjához. Így folyamatosan figyelemmel kísérhetik az egyesületi számla mozgásait, a betétszámlát, letölthetik a havi számlakivonatokat, de utalást továbbra is csak az elnök és a titkár tud végrehajtani. A havi kivonatokat, illetve a házipénztár mozgásait is rögzítő pénztárkönyvet kérésre bármelyik tagtársunknak megküldjük drótpostán.

A bevételi és kiadási táblázatokban szereplő tételek tájékoztató jellegűek, a tételes könyvelés – a pénztárkönyv lista, a bank és a pénztár forgalom lista, az összesített és tételes jogcím analitika – a titkárnál megtekinthető.

Budapest, 2013. február 11.

Ondrik Sándorné sk. titkár Dr. Molnár László sk. elnök