Példa a benyújtandó excel fájl kitöltésre, ha NEM a Törzskönyvi nyilvántartásból indulunk ki.

Tegyük fel, hogy ezt a fondjegyzéket akarom felvinni:

I. Magyar királyi Erzsébet Tudományegyetem (Pécs) iratai (1919-) 1923-1950 (-1961)  101. Rektori Hivatal iratai 1923-1951 (-1957), 16,74 ifm a. A Pécsi Egyetem Tanácsának ülésjegyzőkönyvei, 1923-1944, 0,78 ifm b. A Rektori Hivatal iktatott iratai, 1923-1951, 15,48 ifm c. Iktatott iratgyűjtemények, 1923-1949, 0,24 ifm d. Bizalmas iratok, 1930-1940, 0,11 ifm e. Nem iktatott iratok, 1925-1951 (-1957 ), 0,13 ifm 102. Quaestura iratai 1923-1951, 13,1 ifm a. A Bölcsészet-, nyelv- és történettudományi Kar hallgatóinak törzskönyvei, 1923-1940, 2,89 ifm b. Az Ágostai Evangélikus Hittudományi Kar (Sopron) hallgatóinak törzskönyvei, 1923-1949, 0,88 ifm c. Egyeztetési naplók, 1923-1942, 0,55 ifm

fondcsoport fond állag állag állag állag állag fond állag állag állag

Ezt a táblázatba a következőképp kell beírnom:

---

Ezzel a dolog „kötelező” részét teljesítettem is. Megelégedhetek ennyivel, a fondjegyzékem iratleírásai állag szintig így fel fognak kerülni az Univára. De mondjuk a legfelső szint leírását szeretném még kicsit részletesebbé tenni.

Tehát fel szeretném vinni először is az iratképző intézményt az I. fondcsoporthoz (az alsóbb szintek ezt örökölni fogják), ezért a 7. sorba, az Iratképző oszlopba beírom, hogy Magyar királyi Erzsébet Tudományegyetem, a következőbe pedig hogy corp.
Ha már ezt beírtam, akkor a történethez is írok valamit, hogy teljesebb legyen. A következő Szervtörténet/életrajz oszlopba ezért beírom mondjuk, hogy „Pozsonyban alakult az egyetem, részlegesen meg is kezdte működését, amikor az első világháború után a békeszerződések értelmében költöznie kellett. 1923-ig ideiglenesen Budapesten működött, majd Pécsre költözött.”
A teljes szöveg valószínűleg nem fog látszani a cellában, de ez nem számít, lényeg, hogy benne van.

A megőrzés teljes történetét tegyük fel nem ismerem, ezért egyelőre a következőbe nem írok semmit.

Azt viszont szeretném jelezni, hogy közvetlenül kiktől vettük át az anyagot, ezért a Levéltárba kerülés oszlopba beírom, hogy Baranya Megyei Levéltár, PTE ÁJK, PTE KK.

A Tárgy/tartalom mezőbe túl sok további mondanivalóm nincs, mert a fondcsoport címe végül is ebben az esetben mindent elmond, de a teljesség kedvéért beírom, hogy Magyar Királyi Erzsébet Tudományegyetem iratai (1890-) 1923-1950 (-1971).

Következik az Elrendezés oszlop, ezért megfogalmazom ide, hogyan szerveződik az iratanyag: Az anyag az egyetemi szervezeti egységek szerint tagolódik fondokra. A klinikák fondjában pedig klinikák szerint állagokra.

Segédletek oszlopba pedig elég lesz annyi, hogy Kapcsolódó raktári jegyzékek.

Nem tudok olyan kapcsolódó iratleírásról, amit a hierarchia ne mondana el úgyis, ezért az utolsó oszlopot üresen hagyom.

A többi iratleíráshoz nem akarok extra információkat fűzni – az előbb rögzítettek jó része az alsóbb szintekre is vonatkozik, és megelégszem ennyi részlettel.

Ezzel készen is vagyok.

A kitöltött minta fájlt ITT lehet letölteni és megnézni