A Törzskönyvi nyilvántartás MNL kívánalmai szerint formázott excel fájljából nagyon egyszerű a fondjegyzék táblázat „kötelező” részét előállítani.
Vegyük ezt a példának szánt Törzskönyvi nyilvántartást.
A fondjegyzék táblázatban nekem csak a nyilvántartás első oszlopai kellenek, ezért egyszerűen kijelölök mindent a 8. sor első oszlopától kezdve a listánk végéig és a H oszlopig:
Ezt beillesztem a Fondjegyzékünk A7 cellájától kezdve:
Most már csak annyi dolgom van, hogy a jelzeteket kijavítsam:
| I | => | I |
| I.101 | => | 101 |
| I.101.a | => | a |
| I.101.b | => | b |
| I.101.c | => | c |
| I.101.d | => | d |
| I.101.e | => | e |
| I.102 | => | 102 |
| I.102.a | => | a |
| I.102.b | => | b |
| I.102.c | => | c |
Ezzel a dolog „kötelező” részét teljesítettem is. Megelégedhetek ennyivel, a fondjegyzékem iratleírásai állag szintig így fel fognak kerülni az Univára. De mondjuk a legfelső szint leírását szeretném még kicsit részletesebbé tenni.
Tehát fel szeretném vinni az először is iratképző intézményt az I. fondcsoporthoz (az alsóbb szintek ezt örökölni fogják), ezért a 7. sorba, az Iratképző oszlopba beírom, hogy Magyar királyi Erzsébet Tudományegyetem, a következőbe pedig hogy corp.
Ha már ezt beírtam, akkor a történethez is írok valamit, hogy teljesebb legyen. A következő Szervtörténet/életrajz oszlopba ezért beírom mondjuk, hogy „Pozsonyban alakult az egyetem, részlegesen meg is kezdte működését, amikor az első világháború után a békeszerződések értelmében költöznie kellett. 1923-ig ideiglenesen Budapesten működött, majd Pécsre költözött.”
A teljes szöveg valószínűleg nem fog látszani a cellában, de ez nem számít, lényeg, hogy benne van.
A megőrzés teljes történetét tegyük fel nem ismerem, ezért egyelőre a következőbe nem írok semmit.
Azt viszont szeretném jelezni, hogy közvetlenül kiktől vettük át az anyagot, ezért a Levéltárba kerülés oszlopba beírom, hogy Baranya Megyei Levéltár, PTE ÁJK, PTE KK.
A Tárgy/tartalom mezőbe túl sok további mondanivalóm nincs, mert a fondcsoport címe végül is ebben az esetben mindent elmond, de a teljesség kedvéért beírom, hogy Magyar Királyi Erzsébet Tudományegyetem iratai (1890-) 1923-1950 (-1971).
Következik az Elrendezés oszlop, ezért megfogalmazom ide, hogyan szerveződik az iratanyag: Az anyag az egyetemi szervezeti egységek szerint tagolódik fondokra. A klinikák fondjában pedig klinikák szerint állagokra.
Segédletek oszlopba pedig elég lesz annyi, hogy Kapcsolódó raktári jegyzékek.
Nem tudok olyan kapcsolódó iratleírásról, amit a hierarchia ne mondana el úgyis, ezért az utolsó oszlopot üresen hagyom.
A többi iratleíráshoz nem akarok extra információkat fűzni – az előbb rögzítettek jó része az alsóbb szintekre is vonatkozik, és megelégszem ennyi részlettel.
Ezzel készen is vagyok.
A kitöltött minta fájlt ITT lehet letölteni és megnézni