A probléma

Sajnos az EAD importálás során a dátumok csak a leíró jellegű, szöveges „Dátum” mezőbe kerülnek be, a számként is értelmezhető „Kezdet” és „Befejező dátum” mezőkbe nem. Ennek javítása sajnos csak egyenként, kézzel végezhető el, hogy a képen látható módon szerepeljenek a számszerű dátumok is.
(Kézi adatfelvitel esetén ez a probléma nem jelentkezik, akkor a „Dátum” mező kitöltése után automatikusan bekerül a megfelelő érték a másik két mezőbe is. Kivéve ha szórvány évkör van, erről később.)

Miért kell ez?

A kereshetőség javítása érdekében. Mint azt mindenki tudja, az Elektronikus Levéltári Portál keresője most már az UnivÁban is képes keresni, így potenciálisan nagyobb közönség érheti el az adatainkat, és a kereső dátum szerinti keresési, szűrési lehetőségei csak így működnek jól. Ezen kívül az UnivA saját keresőjében sem működik az évszám szerinti szűrés, ha ezek a mezők nincsenek kitöltve.

Mind az ELP, mind az UnivA úgy működik, hogy ha egy kereséshez a felhasználó dátum szerinti szűrést is megad, akkor a kereső nem ad találatot, ha ezek a mezők üresek, hiába használ egyébként olyan keresőfeltételt, ami alapján megtalálná.

Mit kell tenni?

A dolgunk az, hogy a dátumok a megfelelő mezőkbe is be legyenek írva. Természetesen egyszerűen be is gépelhetjük.

Azonban talán gyorsabb módszer, ha kijelöljük a dátumot, és áthúzzuk vagy átmásoljuk (ctrl-c, ctrl-v) az alatta levő mezőbe. A TAB billentyűvel ezután tovább lépünk, ekkor a rendszer automatikusan beírja a két évszámot. Majd az első sort töröljük az x-re kattintva.

Mindkét esetben mentés után már dátum szerint is kereshető lesz az iratleírás.

A fenti, gyorsabb módszer csak akkor működik, ha nincs szórvány évkör. (Ugyanis az automata kitöltés a talált legelső, és legutolsó négyjegyű számot veszi át, és nekünk nem ez kell.)
Az ilyen dátumokat a következő képen látható módon kell megadni, hogy a keresések a várt eredményt hozzák:

A javítás nem határidős, nem is kötelez rá semmilyen előírás. De tudjunk róla, hogy amíg ez nincs rendben, a keresőket használó kutatók esetleg nem találják meg, ami után kutatnak.