/Zalaegerszeg, 2008. augusztus 26-28./

A Magyar Levéltárosok Egyesülete /MLE/ éves vándorgyűléseinek programjában utoljára négy esztendővel ezelőtt nyílott lehetőség a felsőoktatási szaklevéltári terület problémainak – az MLE teljes nyilvánossága előtti – bemutatására. Ekkor a szakterületen dolgozó levéltárosokat képviselő Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség /MFLSZ/ a vándorgyűlés társrendezőjeként szerepelt, a tagságból pedig, többen átfogó előadásokban szóltak a felsőoktatási levéltárügy jövőbeni feladatairól.
Az azóta eltelt viszonylag hosszú idő már önmagában is elég alapot jelentett volna, arra, hogy a felsőoktatási szaklevéltári terület ismételten nagyobb hangsúllyal – önálló szekcióban – jelenjen meg az MLE ezévi vándorgyűlésének programjában. 2008-ban ezen felül indokolttá tette az a tény, hogy az MFLSZ fennállásának 15. évfordulóját ünnepli.
A felsőoktatási levéltári szekció előadásai három témakör köré csoportosultak:
1./ Adatbázis-építés a felsőoktatási szaklevéltárakban
2./ Az egyetemi levéltárakban őrzött iratanyag besorolásának fondszerkezeti kérdései
3./Speciális gyűjtemények a felsőoktatási szaklevéltárakban
A szekció előadásaira 2008. augusztus 27-én és augusztus 28-án került sor. A szekcióvezetői tisztet Dr. Szögi László főigazgató töltötte be. A két előadásnapon, a fent említett három témakörben, összesen kilenc előadást hallgathatott az összesen mintegy negyvenfőnyi érdeklődő, köztük nemcsak a hazai közgyűjtemények munkatársai, de több külföldi vendég is. Az előadók döntő többsége a felsőoktatási levéltári területen dolgozó levéltárosok közül került ki.

A Felsőoktatási levéltári Szekció előadásainak rövid ismertetése:

I. Adatbázis-építés a felsőoktatási szaklevéltárakban

1./ Dr. Szögi László (ELTE Levéltára): Hallgatói adatbázisok, általános, elvi kérdései
A kiépítendő adatbázis iránt komoly kutatói érdeklődés mutatkozik. Egyúttal az adatbázis létrehozása jelzi, hogy a szolgáltató levéltár elvét a felsőoktatási szaklevéltárak is magukénak vallják – mondta bevezető gondolataiban az előadó.
Ezt követően a magyarországi felsőoktatási intézmények hallgatóiról készítendő adatbázis módszertani elveit összegezte. Az adatbázis-építést egy MFLSZ munkacsoport koordinálja és a hazai felsőoktatási szaklevéltárak végzik konzorciális formában. Dr. Szögi László hangsúlyozta, hogy a legfőbb szempont az adatbázis kialakításakor a kompatibilitás, azaz az egyes felsőoktatási levéltárak által épített adatbázisok közti átjárhatóság.

2./ Dr. Varga Júlia (ELTE Levéltára): Hallgatói adatbázisok, az ELTE Levéltárában
Az előadás az ELTE Levéltárában folyó több évtizedes adatbázis-építő munkáról adott tájékoztatást, ismertetve az eddig elvégzett munkát és a jövőbeli feladatokat. Jelenleg három adatbázis fejlesztése folyik: Az ELTE jogelőd intézményei hallgatóink adatbázisa, Az újkori magyarországi felsőoktatási intézmények hallgatóinak adatbázisa, valamint A külföldi felsőoktatási intézményekben tanult magyarországi születésű hallgatók adatbázisa. Az adatbázisok Acces programmal készültek, és noha elektronikus úton jelenleg még nem elérhetők, közülük több hagyományos nyomdai formában már megjelent. Az ELTE Levéltára által fejlesztett három adatbázis terjedelme meghaladja 100.000 rekordot.

3./ Szemerey Tamásné Dr. (NYEME Központi Könyvtár és Levéltár): „Letettünk minden vizsgát, no egy kettő híján…”- a selmeci Akadémia és jogutódai hallgatói adatbázisa
Szemerey Tamásné Dr. előadásában a Nyugat-magyarországi Egyetem fennállásának közelgő bicentenáriuma tiszteletére kiépített több mint 10.000 rekord terjedelmű hallgatói adatbázis fejlesztési munkáiról adott átfogó tájékoztatót. Az adatbázis-fejlesztést a NYME Központi Könyvtár és Levéltár, illetve a Miskolci Egyetem Könyvtár, Levéltár és Múzeum közösen végezte.

II. Az egyetemi levéltárakban őrzött iratanyag besorolásának fondszerkezeti kérdései

4./ Dr. Kiss Márton (BME Levéltára): A felsőoktatási szaklevéltárakban használt fondszerkezet kezdeti struktúrája, valamint a számkeretes rendszer ismertetése
Az előadó a több hazai felsőoktatási szaklevéltárban alkalmazott ún. számkeretes fondrendszer kialakításának elveit mutatta be. Ennek lényege, hogy a fondképzők az adott felsőoktatási intézmény hierarchiájában betöltött szerepük szerint számkontingensbe lettek besorolva és kaptak fondszámot (1-10 központi testületek és intézmények, 11-40 átfogó szerepű szervezeti egységek, 50-150 tanszékek, 150- személyi hagyatékok). A fondszerkezeti rendszer fontos jellemzője, hogy nem használja a fondcsoportokat, mivel ezek alkalmazása a hazai felsőoktatástörténeti intézményi fejlődés sajátosságaival összeegyeztethetetlen.

5./ Lengvári István (PTE Levéltára): A PTE Egyetemi Levéltár új fondjegyzéke
A PTE Egyetemi Levéltárának igazgatója az előbbi előadásban ismertetett fondszerkezeti elvektől eltérő, általa kialakított új fondstruktúrát ismertette. A rendszerbe az intézménytörténeti korszakhatárok, mint fondkialakítási alapelv szerint lettek besorolva az iratok négy nagy egységbe (kvázi fondcsoport). Ezek: 1. 1914-1923, 2. 1923-1950, 3. 1950-2000 + személyi gyűjtemények (szám nélkül) + egyéb iratgyűjtemények (szám nélkül).

III. Speciális gyűjtemények a felsőoktatási szaklevéltárakban

6./ Vér Eszter Virág (ELTE BTK): A muzeális gyűjtemények helye és szerepe a mai magyar egyetemi levéltári rendszerben
Vér Eszter Virág a felsőoktatási intézmények muzeális gyűjteményeinek szervezési elveiről és ezen intézmények feladatairól, valamint aktuális problémáiról szólt előadásában. Kiemelte, hogy a gyűjtemények feladatköre többrétű, hiszen a kulturális érték megőrzése, a megőrzött értékek bemutatása és az oktatást segítő szerep egyaránt része ennek.
Az aktuális gondok közt természetesen az egyetemi közgyűjtemények pénzügyi gondjai a meghatározóak. Az előadó szerint erre megoldás lehet a közgyűjteményi szimbiózis, de csak amennyiben ez együtt jár a feladat- és gyűjtőköri elhatárolással. Azaz a kívánatos felsőoktatási közgyűjteményi modell: könyvtár-levéltár-múzeum, amely egy szervezet (közös gazdasági igazgatás), de három önálló intézmény (külön szakmai vezetés, külön feladat- és gyűjtőkör). Gondot jelent még a megfelelő végzettséggel rendelkező szakszemélyzet hiánya is, noha a személyi feltételek biztosítását még 2003-ban NKÖM-rendelet (11/2003.) szabályozta.

7./ Osváth Zsolt (BCE Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár): Tárgyi gyűjtemények hazai felsőoktatási intézményekben
Az előadás három hazai felsőoktatási intézmény – a Szent István Egyetem Állatorvos-tudományi Kar Könyvtár, Levéltár és Múzeum, a Miskolci Egyetem Könyvtár, Levéltár és Múzeum, valamint a Budapesti Corvinus Egyetem Entz Ferenc Könyvtár és Levéltár – muzeális gyűjteményeinek kialakulását, intézményi szerkezetét és a gyűjtemények néhány figyelmet érdemlő tárgyi darabját mutatta be.

8./ Batalka Krisztina (BME Levéltára) – Dr. Molnár László (SE Levéltára): Történeti interjúk gyűjteménye egyetemi levéltárakban
Az előadók a történeti interjú fontosságára hívták fel a hallgatóság figyelmét, mint intézménytörténeti forrás, alumni kapcsolatépítési eszköz és „a hétköznapi múlt” forrásbázisa. Kiemelték, hogy az ilyen interjúk készítéséhez nemcsak széles körű történelmi ismeretek (köz-, felsőoktatás- és intézménytörténet), hanem diplomáciai érzék és nagyfokú empátia is szükséges. A forrásérték kérdéséről szólva hangsúlyozták, hogy az interjúalanyoktól származó információk szubjektívek ugyan, de más forrásból nem lehet hozzájuk jutni. Az információk valóságtartalmának megállapítása, értékelése az azt forrásként kezelő kutató feladata.

9./ Lengvári István (PTE Levéltára): A PTE Egyetemi Levéltárában található DVD gyűjtemény
Lengvári István hozzászólásában a PTE Művészeti Kara által az Egyetemi Levéltárnak átadott egyetemi mozgóképes archívum intézménytörténeti forrásértékéről szólt. Felhívta a figyelmet a mozgókép történeti forrásként való felhasználásának lehetőségére, valamint bemutatta a DVD-gyűjtemény adatbázisát, hogy abban mit és hogyan kereshetnek a gyűjteményben őrzött információk iránt érdeklődő kutatók.

Örvendetes tény és egyúttal az önálló Felsőoktatási levéltári Szekció megszervezése ötletének helyességét igazolja, hogy az előadásokat valóban élénk és építő jellegű szakmai eszmecsere követte. Ebben pedig nemcsak a felsőoktatási szakterület levéltárosai, hanem más levéltárak és közgyűjtemények munkatársai is tevékenyen részt vettek.

Összeállította: Osváth Zsolt