2009. március 19-én került sor az MFLSZ idei, tisztújító közgyűlésére, valamint azt követően rendkívüli elnökségi ülésre. Alábbiakban az itt történtekről szeretnék rövid tájékoztatást adni.

A közgyűlésen a tagság több mint 2/3-a részt vett, tehát sem a határozatképesség, sem a tervezett alapszabály-módosítás nem ütközött akadályokba.

Zsidi Vilmos elnök az elmúlt 8 évet értékelő beszédében hangsúlyozta: nem a semmiből indult 2001-ben az MFLSZ, hiszen volt már egy 1993 óta működő alapja. Az egyesületté alakulás óta azonban rendszeressé vált a hivatali működés, szakszerűvé a saját gazdálkodás, létrejött a szakmai érdekképviselet, valamint közös, egységes fellépési lehetőség teremtődött meg szakmai kérdésekben. Értékelésében kiemelte: ennek a szakmai fórumnak a felsőoktatási levéltárak számára való megteremtése tanulmányutakat, évi vándorgyűléseket, közös projekteket eredményezett (pl. adatbázis, kiadványsorozat), de személyes és baráti kapcsolatok kialakulását is lehetővé tette. Az elmúlt 8 év fő jellemzőjeként az egyszerre extenzív és intenzív fejlődést említette, amelyet nehéz lesz továbbra is párhuzamosan fenntartani.

A közgyűlés határozott az egyesület 2008. évi közhasznúsági jelentésének, valamint 2009. évi munkatervének és pénzügyi tervének elfogadásáról. Módosította továbbá az MFLSZ alapszabályát és létrehozta az elnökség ügyrendjét. Új vezetőség megválasztására is sor került (elnök: Dr. Molnár László, alelnök: Dr. Szögi László, elnökségi tagok: Zsidi Vilmos, Vajda Tamás, Szemerey Tamásné dr., Kissné Bognár Krisztina, Osváth Zsolt).

Az alapszabály módosítására a tartalom aktualizálása, valamint pontosítása és részletezése érdekében volt szükség, illetve a legjelentősebb változás az elnökség létszámának felemelése 5-ről 7 főre a demokratikusabb képviselet érdekében. Az elnökség munkáját részletesen, pontosan szabályozó ügyrend kidolgozását pedig azért láttuk szükségesnek, mert minden apró részlet nem fér bele az alapszabályba (és nem is feltétlenül odavaló), viszont az elmúlt majd egy évtizedben kialakult az elnökségi munkának egy olyan módja, gyakorlata, amelyet érdemes írásba foglalni a következő elnökségek munkáját megkönnyítendő.

A közgyűlésen a tisztújítás mellett egyesületi díjak átadására is sor került: Pőr Csilla és Zsidi Vilmos „Pro Archívo Universitatis” Serlegben részesültek az elmúlt két ciklusban elnökségi tagként, illetve elnökként végzett lelkiismeretes és áldozatos munkájuk elismeréseképpen.

A közgyűlést követően az új elnökség rendkívüli ülést tartott, ahol a feladatok átadásával összefüggő legfontosabb teendők megbeszélése történt meg. Zsidi Vilmos emellett beszámolt az MLE Választmányának előző napi üléséről, a felmerülő feladatokról, lehetőségekről. Végül a titkár tájékoztatott a folyamatban lévő pályázati ügyekről.

2007. március 1-jén került megrendezésre a Pannon Egyetem Könyvtárában, Veszprémben az MFLSZ idei első közgyűlése. Elfogadásra került az MFLSZ 2006. évi tevékenységéről szóló beszámoló, a 2007. évi munkaterv és pénzügyi terv, valamint a 2006. évi gazdálkodásról szóló jelentés. A tagság megszavazta az egyéni tagdíjak módosítását is.
Dr. Szögi László, az ELTE Egyetemi Könyvtár, Egyetemi Levéltár főigazgatója „Adatbázis-építés és digitalizálás az egyetemi levéltárakban” címmel tartott előadást, amelyben – tekintettel az idei és a következő évek várható nehézségeire, illetve az EU kulturális politikájának levéltárakkal, levéltárakban őrzött kulturális örökséggel kapcsolatos tendenciáira – az egyetemi levéltárak finanszírozási lehetőségeit, kitörési pontjait vázolta fel.
Dr. Kiss Márton levéltárvezető (BME Levéltára) ismertette az MFLSZ intézményi évfordulókkal kapcsolatos terveit és munkáját. Nemcsak a 2007-re, hanem a következő 5 évre vonatkozó különböző egyetemi évfordulók összeállítását is kérte az egyetemi levéltárak vezetőitől, munkatársaitól. Mindez azt a célt szolgálná, hogy a levéltárak előre felkészülhessenek az egyes egyetemeken tartott különböző évfordulós rendezvényekre, illetve akár kezdeményező szerepet is betöltsenek ezek megünneplésében.
A közgyűlés vendéglátója, dr. Egyházy Tiborné könyvtárfőigazgató bemutatta a Pannon Egyetem új könyvtárépületét és levéltári helyiségeit, valamint az ott folyó digitalizálás munkafolyamatát.