Segítséget szeretnénk nyújtani abban, hogy a tagintézményeink állománya legalább fondjegyzék szinten megjelenhessen az Univa portálon.

Ehhez az szükséges, hogy kezelhető, áttekinthető formában megkapjuk mindenkitől a fondjegyzéket, aki élni kíván ezzel a lehetőséggel.

Igyekeztem olyan formát választani, ami a lehető legkevesebb munkával jár, ezért esett a választásom az MNL-nek év elején küldendő Törzskönyvi nyilvántartás átdolgozására, mert ez elméletileg mindenkinek már úgyis megvan.
Ebben az esetben a minimálisan szükséges adatok gyakorlatilag egyetlen copy-paste művelettel átmásolhatók.

Az üres, kitöltendő excel fájl ITT letölthető.

Kérem, hogy aki szeretne élni ezzel a lehetőséggel, az ezeket kitöltve július 31-ig nekem küldje el.

Kitöltési útmutató

A Kötelező mezők azok, amik minimálisan szükségesek ahhoz, hogy az iratleírásokhoz minden alapvető adat felkerüljön. A Választható mezőkkel ezen felül plussz információkat lehet megadni az iratleírások részletesebbé tételéhez.
Az utóbbiakat természetesen lehet csak egyes sorokban, mondjuk a felsőbb szintű iratleírásokhoz kitölteni.

Kötelező mezők

Szint:
A rendezési szint neve. A következő szintek választhatók: fondfőcsoport, fondcsoport, fond, állag, sorozat, alsorozat, tétel, iratdarab.

Az egység jelzete:
Az adott levéltári egység saját jelzete. A felsőbb szintekét nem tartalmazza (pl. nem „II.14”, hanem „14”). Ha a levéltári egységek száma tíznél vagy száznál több, akkor kettő-vagy háromjegyű számot kell írni (pl. nem „2”, hanem „002”).

Cím:
A levéltári egység elnevezése

Évkör:
Négy arab számjeggyel az évek. (Értelemszerűen a szórvány évkör opcionális.)

Terjedelem:
Iratfolyóméterben. Más terjedelmi egységeben is megadható, olyankor a mértékegységet is be kell írni (pl. kötet, stb.).

Iratképző (javasolt mező):
Az iratszinthez kapcsolódó iratképző, fond szinten vagy afelett célszerű.
FONTOS: Az iratképző így névvel és a lentebb megadott adatokkal létre lesz hozva, és hozzákapcsolva az iratleíráshoz, de az iratképzők közötti kapcsolatokat (hierarchikus, illetve előd/utód, stb) utólag kell igény szerint beállítani.

Iratképző típusa (az Iratképző mező kitöltése esetén kötelező):
Három lehetőség választható: corp – intézmény, fam – család, pers – személy.

FONTOS: Iratképzőt az AtoM rendszer korlátai miatt egyelőre csak intézmény, vagy maximum kar szintig adjunk meg, utóbbiaknál az intézmény rövidítését is írjuk be a megnevezésbe (pl. ETE Jog és Államtudományi Kar), ennél kisebb egységeket ne. (Azl ezzel járó adattömeget jelenleg nem tudnánk kezelni.)

Választható mezők

Szervtörténet/életrajz (Iratképzőre vonatkozó adat, csak kitöltött Iratképző mező esetén):
Az iratképző története, szabad szöveges leírással.

Megőrzés története:
Az iratanyag megőrzésének története, szabad szöveges leírással.

Levéltárba kerülés:
Az iratanyag közvetlen forrása, ahonnan a levéltárba került, bekerülés dátuma is felírható.

Tárgy/tartalom:
Az iratleírás tartalmának bővebb leírása. („Scope and content”)

Elrendezés:
A levéltári egység szerkezete, rendezési módja.

Segédletek:
Az irategységhez rendelkezésre álló (a levéltár, vagy az iratképző által létrehozott) segédletek.

Kapcsolódó levéltári egységek:
Itt lehet megjelölni pl. jogelőd, vagy jogutód intézmény iratanyagát tartalmazó fondot, stb.

Példák:

Kétféle mintát készítettem: azoknak, akik az említett Törzskönyvi nyilvántartást szeretnék átdolgozni, illetve azoknak, akiknek esetleg ez nem áll rendelkezésre, és valamilyen más formátumú alapból szeretnének kiindulni.

A két eset abban különbözik egymástól, hogy a feltöltéshez minimálisan szükséges részt hogyan állítom elő. Az extra információt tartalmazó választható mezők kitöltése mindkét esetben egyformán történik.

Törzskönyvi nyilvántartásból

Egyéb forrásból